Pengurusan masa

Assalamualaikum dan salam sejahtera.

Dalam kesibukan kita seharian, ramai yang tertanya pada diri sendiri, apa yang kita sibuk seharian. Ada masanya sampai tidak sempat makan dan minum. Ada juga yang tanya apa hasil saya pada hari ini terutama yang berniaga. Hari ini saya ingin berkongsi tentang pengurusan masa.

Saya sangat tertarik dengan konsep pengurusan masa oleh Stephen Covey. Beliau membahagikan kepada 4 kuadran untuk kita isikan dalam jadual seharian kita. Mungkin pada awalnya ramai yang kurang faham, tapi percayalah konsep ini sangat membantu terutama yang selalu rasa dirinya terlampau sibuk hingga tiada masa untuk diri sendiri.

Kita mulakan dengan membahagikan kepada 4 kuadran.

Kuadran 1 : Mendesak dan penting
Kuadran 2 : Penting tapi tidak mendesak
Kuadran 3 : Mendesak tapi tidak penting
Kuadran 4 : Tidak penting dan tidak mendesak

Apa yang kita isikan tugas atau kerja yang kita perlu selesaikan boleh berubah-berubah kuadran mengikut keperluan dan masa. Dan jika kita gagal mengenal pasti tugas dan kerja kita di kuadran yang mana itu yang membuat kita cepat letih dan sentiasa berkejar sana sini.

Saya berikan beberapa contoh situasi supaya anda dapat lebih memahami kuadran-kuadran di atas.

Situasi 1 : Siapkan kertas kerja yang perlu dihantar lagi 10 hari.

Anda boleh kategorikan keperluan diatas dalam kuadran 2 atau kuadran 3 untuk dalam jadual kerja anda. Tetapi jika anda perlu siapkan kertas kerja anda hari ini sebelum pukul 5 petang sudah tentu ia perlu dipindahkan kepada kuadran 1.

Situasi 2 : Telefon pelanggan untuk temujanji

Anda boleh letak ia di kuadran 1 jika anda tidak ada sebarang temujanji dengan pelanggan untuk hari ini dan sepanjang minggu ini. Anda juga boleh letak ia di kuadran 4 jika anda punya jadual telah pun penuh untuk sepanjang 2 minggu ini.

Situasi 3 : Berjumpa dengan kawan

Bergantung pada tujuan anda, anda boleh kategorikan kuadran 1 jika ia betul ada keperluan mendesak dan penting pada waktu dan ketika itu. Jika ia hanya untuk berbual kosong anda boleh letak ia di kuadran 2 atau 4 bergantung jika anda mempunyai masa terluang dan keperluan.

Berdasarkan 3 situasi di atas, keperluan setiap orang adalah berbeza mengikut tahap masing-masing. Adalah penting untuk anda untuk membuat pertimbangan dan keputusan mengikut keperluan anda.

Selesaikan apa yang ada dia kuadran 1 dahulu dan teruskan ke kuadran 2 hingga 4 setiap hari. Ini kerana kuadran 1 adalah yang paling penting dan perlu selesaikan dengan segera.

Cukup sampai di sini sahaja untuk perkongsian kali ini. Saya berharap apa yang saya kongsikan di atas dapat membantu serba sedikit dalam pengurusan masa anda. Selamat mencuba.